E-arkiv i Sjuhärad

Projektägare: Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund
Projektperiod: 2022-09-01 - 2025-09-01
Kontaktperson: Öywind Thornander

Boråsregionen har på uppdrag av kommuncheferna genomfört en förstudie för införande av e-arkiv inom medlemskommunerna och kommunalförbundet. Uppdraget kommer ursprungligen från den gemensamma e-handlingsplanen som kommunerna tagit fram i samverkan. Resultatet av förstudien är att genom ett samverkansprojekt kan de gemensamma resurserna användas kostnadseffektivt och en gemensam organisation möjliggör ett bra stöd för kommunerna i e-arkivfrågor.  

Projektägare för e-arkiv i Sjuhärad är Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund och beslut om deltagande har fattats inom kommunchefsnätverket samt politiskt i respektive kommun. I projektet ingår följande kommuner: Ulricehamn, Tranemo, Svenljunga, Herrljunga, Vårgårda, Mark och Bollebygd. Projektet löper från 1 september 2022 till 1 september 2025 och innefattar översiktligt förberedelse i kommunerna inför användandet av ett e-arkiv, upphandling av en teknisk e-arkivslösning samt uppbyggandet av en förvaltningsorganisation. 

Att implementera ett e-arkiv är ett naturligt steg i framtida digitalisering. Definitionen av e-arkiv är (enligt SKR) “en funktion för långtidsbevarande och hållbar hantering av digital information. E‑arkiv är navet i kommunernas informationshantering och ska ge en hållbar informationshantering vilket innebär: Hållbar över tid, ekonomisk hållbarhet, hållbarhet utifrån användarnas behovsamt demokratisk hållbarhet.” Den digitala informationen ökar stadigt varje år och en hållbar långtidsbevaring, som inte kräver manuell hantering av exempelvis pappersdokument, är rätt väg framåt. Vidare är kostnaden av arkivlokaler hög och ett e-arkiv minskar behovet av att bygga ut dessa.   

Idag finns stora mängder digital information lagrad i kommunernas verksamhetssystem, vilka ofta inte är anpassade för långtidsbevaring. Under upphandling av ett nytt system blir det svårt att veta var man kan bevara informationen och enligt lag (Arkivlagen, Offentlighets- och sekretesslagen, Förvaltningslagen exempelvis) måste viss information säkras. Här kommer ett e-arkiv väl till nytta. Vidare kan en gemensam lagringsyta för kommunens information förbättra tillgängligheten genom att följa tydlig struktur samt tydliga rollfördelningar gällande e-arkivets användning. Kraven på snabbtillgänglig information blir tydligt högre med tiden och ett e-arkiv kan hjälpa till att tackla de utmaningar vi står inför i framtiden.