Boråsregionen

E-arkiv i Sjuhärad

Projektägare: Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund
Projektperiod: 2022-09-01 - 2025-09-01
Kontaktperson: Öywind Thornander

På uppdrag av kommuncheferna genomförde Boråsregionen en förstudie för införande av ett elektroniskt system för långtidsbevarande (e-arkiv) inom medlemskommunerna och kommunalförbundet. Uppdraget kommer ursprungligen från den gemensamma e-handlingsplanen som kommunerna tagit fram i samverkan. Resultatet av förstudien visade att genom ett samverkansprojekt kan de gemensamma resurserna användas kostnadseffektivt och en gemensam organisation möjliggör ett bra stöd för kommunerna i e-arkivfrågor.

Projektägare för e-arkiv i Sjuhärad är Boråsregionen Sjuhärads kommunalförbund och beslut om deltagande har fattats inom kommunchefsnätverket samt politiskt i följande sju kommuner: Bollebygd, Herrljunga, Mark, Svenljunga, Tranemo, Ulricehamn och Vårgårda.

Projektet löper från 1 september 2022 till 1 september 2025 och har tre delmål; att förbereda kommunerna, att upphandla ett system samt att sätta en gemensam förvaltningsorganisation.

Delmål 1 - Förberedande
Delmål ett handlar om att förbereda kommunerna och de olika verksamheterna för att arkivera sin information digitalt. Det förberedande arbetet innebär bland annat att

  • se över informationshanteringsplanerna kopplat till verksamheten
  • informera och utbilda medarbetarna i arkivfrågor
  • genomföra de förberedelser som behövs för att möjliggöra en inläsning när e-arkivet finns på plats, exempelvis metadataanalys.

Projektets styrgrupp har valt ut elevhälsans verksamhetssystem PMO som pilot. Metoderna som utarbetas under piloten kommer att ligga till grund för kommunernas övriga verksamheter som ska leverera till e-arkivet.

Delmål 2 - Upphandling
Delmål två handlar om att upphandla ett system för elektroniskt långtidsbevarande.

Upphandlingsarbetet pågår och ambitionen är att upphandlingen ska slutföras under våren 2025 med ett påskrivet avtal före sommaren.

Delmål 3 - Förvaltningsorganisation
Delmål tre avser skapandet av en förvaltningsorganisation för det gemensamma e-arkivet. Styrgruppen för projektet beslutade under 2023 att Ulricehamns kommun blir värdkommun samt att förvaltningsorganisationen ska bestå av tre nivåer:

1) Styrgrupp
2) Central arbetsgrupp
3) Lokal organisation

Ett samverkansavtal har tagits fram och beslutats i samtliga deltagande kommuner, vilket innebär en förvaltningsorganisation bestående av en e-arkivarie och en IT-resurs.